1.會(huì)場(chǎng)預(yù)約

    我們將根據(jù)你的需要，為您具體分析各種情況作出最完美的策劃 ; 我們將根據(jù)會(huì)議的級(jí)別，為您選擇會(huì)議舉辦地：我們將根據(jù)會(huì)議對(duì)周邊環(huán)境的要求，為您確定具體舉辦地點(diǎn)；我們將根據(jù)會(huì)議的具體情況，確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場(chǎng)，選擇分會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)，并提前為您預(yù)約。

2.負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的布局，設(shè)備安裝調(diào)試

    我們將根據(jù)會(huì)議的具體情況，為您設(shè)計(jì)并安排會(huì)場(chǎng)的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)；我們將根據(jù)您的需要，為您提供會(huì)議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；我們將根據(jù)您的需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

3.印刷材料的設(shè)計(jì)制作

    我們將為您的會(huì)議提供宣傳冊(cè)等印刷品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)一條龍服務(wù)：我們將根據(jù)會(huì)議的具體需求，設(shè)計(jì)印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案；我們將會(huì)為您的印刷品指定專門的廠家生產(chǎn)以及印刷；我們將根據(jù)您的需要，提前把印刷品送到會(huì)場(chǎng)或指定位置。

4.參會(huì)者的接送

    我們將根據(jù)參加會(huì)議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛；我們的專車將會(huì)提前在指定位置等待參會(huì)人員，把參會(huì)人員迅速、安全地送到會(huì)場(chǎng)或下榻酒店。

5.參會(huì)者的餐飲

    我們將根據(jù)參會(huì)人員的喜好，為您預(yù)定各種形式的餐會(huì)：西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等等；我們將根據(jù)參會(huì)人員的具體情況以及會(huì)場(chǎng)和下榻酒店的地點(diǎn)，為您推薦不同的用餐地點(diǎn)。

6.參會(huì)者業(yè)余時(shí)間的安排

    我們將根據(jù)參會(huì)人員的喜好，為您設(shè)計(jì)不同的休閑方式；我們可以為您設(shè)計(jì)專門的旅游線路，方便您的出行；我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施，供你選擇。

    會(huì)議操作常識(shí)

    無論是什麼行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會(huì)議，不論籌劃此會(huì)議的籌劃者經(jīng)驗(yàn)是否豐富，單純站在舉辦方的立場(chǎng)與角度上看問題，都會(huì)面臨各種問題：

    1.需要做些什麼？

    會(huì)議有各種類型，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境，召開會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計(jì)劃。

    2.誰來籌劃會(huì)議？

    從秘書到公司總裁，每個(gè)人多多少少都可能會(huì)參與會(huì)議的籌劃，只不過有人是專職從事這項(xiàng)工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責(zé)。無論是專職還是兼職，最終結(jié)果，是使會(huì)議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。

    會(huì)議籌劃者的職責(zé)：作為會(huì)議籌劃者，要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。下列的各項(xiàng)工作能反映會(huì)議籌劃者這一角色的多面性。

善于與人共事  能夠安排恰倒好處的菜單

善于注意小節(jié)  能夠熟練操作電腦

善于解決問題  能夠熟練地與視聽服務(wù)公司打交道

善于與人協(xié)商  能妥善接待貴賓和外國(guó)客人

能夠管理會(huì)議財(cái)務(wù)事宜  熟知各種禮儀

熟悉酒店運(yùn)作  行事果斷、執(zhí)著

    會(huì)議籌劃者的任務(wù)：

    制定計(jì)劃，確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議確定的目標(biāo)

    制定會(huì)議議程 了解可供使用的場(chǎng)所和設(shè)施情況

    選擇或提議合適的場(chǎng)所 檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施

    安排交通事宜 協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)

    招收、培訓(xùn)會(huì)務(wù)人員和廣告人員 制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排工作

    確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排 視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施

    與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽（運(yùn)輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司）

    確定印刷公司 安排食品、飲料有關(guān)事宜

    討價(jià)還價(jià) 同會(huì)議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系

    3.主要會(huì)議類型：

    銷售會(huì)議：一般是為了宣布開始銷售某種產(chǎn)品或銷售期限。例如季度銷售會(huì)議，或者是對(duì)前一個(gè)銷售期間進(jìn)行總結(jié)和表彰。

    年會(huì)：可以是公司股東大會(huì)，也可能是行業(yè)協(xié)會(huì)每年一次的會(huì)員大會(huì)。

    產(chǎn)品發(fā)布會(huì)：是為了向?qū)I(yè)群體和消費(fèi)者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。

    研討會(huì)：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會(huì)議。研討會(huì)一般讓與會(huì)者相互交流并有意見反饋。

    專業(yè)會(huì)議：是就某個(gè)領(lǐng)域的問題進(jìn)行討論、咨詢和交流信息而召開的會(huì)議。一般包括主會(huì)和討論問題、解決問題的小組會(huì)議。

    獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)議：是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現(xiàn)進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)。

    培訓(xùn)會(huì)議：一般要用至少一天，多則幾周時(shí)間開展培訓(xùn)活動(dòng)的會(huì)議。這類培訓(xùn)需要有特定的場(chǎng)所，培訓(xùn)內(nèi)容高度集中，由某個(gè)領(lǐng)域的專業(yè)培訓(xùn)人員教授，而且通過培訓(xùn)要實(shí)現(xiàn)某些目的和目標(biāo)。

    4.會(huì)議籌劃步驟：

    目的和目標(biāo)：確定會(huì)議的目的和目標(biāo)、制定會(huì)議議程是會(huì)議的重心所在。會(huì)議的目標(biāo)和目的有以下一些：

    培訓(xùn)、通知、教育、探討問題、做決策

    引入新事物或介紹新人員

    激勵(lì)、開發(fā)、展示、促進(jìn)與改善、解決問題

    討論如何贏利、贏利

    5.在你籌劃一個(gè)會(huì)議時(shí)，你向上司、會(huì)議主辦人或會(huì)議主席描述一下會(huì)議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了：

預(yù)計(jì)召開會(huì)議的日期；

會(huì)議預(yù)計(jì)召開幾天；

打算在什麼地方召開會(huì)議；

會(huì)議形式或程序是什麼；

需要多大的場(chǎng)地；

以前開過這樣的會(huì)議嗎？結(jié)果如何；

將有多少人到會(huì)；

會(huì)議預(yù)算是多少；

與會(huì)者對(duì)費(fèi)用開支很在意嗎？

打算選用什麼級(jí)別的酒店和設(shè)施；

打算選用的房間標(biāo)準(zhǔn)是什麼；

誰來制作會(huì)議邀請(qǐng)函；

會(huì)議需要向與會(huì)者打印相關(guān)資料嗎？

會(huì)議的發(fā)言人有哪些？

會(huì)議需要什麼樣的視聽設(shè)備；

需要食品、飲料的酒會(huì)、招待會(huì)有幾次；

與會(huì)者可以攜帶家屬嗎？

打算為與會(huì)者安排一些特別活動(dòng)嗎？打算為與會(huì)者及其家屬安排一些特別活動(dòng)嗎？是否打算為與會(huì)者的家屬安排一些特別活動(dòng)嗎？

由誰來承擔(dān)這些活動(dòng)的費(fèi)用